Jäsenrekisteriseloste
Viite Henkilötietolaki (523/99) 10 §, hyväksytty seuran hallituksen kokouksessa 24.8.2015.
1. Rekisterinpitäjä
Gajewski sukuseura ry
www.gajewski.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Jäsenrekisterin hoitaja:
Virva Hepolampi, hallituksen jäsen
info@gajewski.fi
3. Rekisterin nimi
Gajewski sukuseura ry:n jäsenrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Tietoja käsitellään säköiselle rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenten nimet, syntymäajat, -paikat, osoitteet, kotipaikat, puhelin- ja sähköpostitiedot sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot sekä liittymis- ja jäsenmaksujen laskutus- ja maksusuoritustiedot.
Jäsenryhmät yhdistyksen sääntöjen mukaan kuten kunniapuheenjohtaja, ainais- ja kunniajäsenet, varsinaiset jäsenet sekä vapaa-, kannatus- ja yhteisöjäsenet ja muut yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot.
Kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Vain sukuseuran jäsenasioista vastaavalla henkilöllä on rekisteriin pääsyoikeus atk:lla talletettuihin tietoihin sekä oikeus rekisterissä muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.
10. Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.